Afspraken evenementenfotografie

1. Over Be Square

De fotografie wordt verzorgd door Knolding, handelend onder de naam Be Square, KvK-nummer 80152902, btw-identificatienummer NL003398020B53, Loevensteinlaan 107, 4902 WN Oosterhout. Bankrekening: NL80 RABO 0357 9471 42, ten name van Be Square. BIC: RABONL2U.

Fotograaf: William Knol, roepnaam Marko. Telefoonnummer: +31 6 21 30 80 70. E-mailadres: E-mail. In deze overeenkomst noemen we Knolding en Be Square verder Be Square. De klant die de offerte accepteert, noemen we de opdrachtgever.

2. Onze overeenkomst

De opdracht is definitief zodra de opdrachtgever de offerte schriftelijk of digitaal accepteert, een betaling doet of Be Square vraagt om met de voorbereiding of uitvoering te beginnen.

De offerte en deze afspraken vormen samen één overeenkomst. Specifieke afspraken in de offerte gaan voor wanneer deze afwijken van dit document. Algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever zijn alleen van toepassing wanneer Be Square deze vooraf uitdrukkelijk schriftelijk heeft geaccepteerd.

Kennelijke schrijf-, reken- en typefouten mogen worden hersteld. Een prijs, korting of afspraak voor één opdracht geldt niet automatisch voor een volgende opdracht.

3. Wat boeken jullie?

De opdrachtgever boekt een professionele fotografische dienst en geen vooraf vastgesteld aantal foto’s.

Een volledige productiedag bestaat uit maximaal tien uur inzet op locatie. Binnen deze tijd vallen onder meer het fotograferen, wachten op programmaonderdelen, verplaatsen over het terrein, korte pauzes en eventuele snelle selecties tijdens het evenement.

Na de productie selecteert en bewerkt Be Square de beelden. Deze reguliere nabewerking is inbegrepen in de afgesproken prijs. Be Square bepaalt welke foto’s technisch, inhoudelijk en creatief geschikt zijn voor oplevering. Dubbele beelden, testbeelden, onscherpe foto’s en andere afgekeurde opnamen worden niet geleverd.

Een draaiboek, briefing of shotlist gebruiken we als leidraad. Bij een live-evenement kunnen we niet garanderen dat ieder persoon, optreden of moment wordt vastgelegd. Werkzaamheden boven de afgesproken tien uur gelden als meerwerk en worden alleen uitgevoerd wanneer de planning en omstandigheden dit toelaten.

4. Wijzigingen en meerwerk

Verandert de datum, locatie, duur, briefing, oplevering of omvang van de opdracht? Dan bekijken we samen wat dit betekent voor de planning en prijs.

Extra uren, locaties, apparatuur, fotografen, nabewerking of andere aanvullende werkzaamheden mogen als meerwerk worden gefactureerd. Het verkleinen van de opdracht geeft niet automatisch recht op een evenredige prijsverlaging. De datum is immers al gereserveerd en een deel van de voorbereiding kan al zijn uitgevoerd.

Het verplaatsen van een opdracht geldt in principe als annulering, tenzij Be Square schriftelijk bevestigt dat de opdracht zonder annuleringskosten kan worden verplaatst.

5. Voorbereiding en accreditatie

De opdrachtgever verstrekt uiterlijk vijf werkdagen voor de eerste productiedag het meest actuele draaiboek en alle informatie die nodig is om de opdracht goed uit te voeren. Denk hierbij aan tijden, locaties, contactpersonen, parkeerinformatie, accreditatieprocedures, artiestenrestricties, veiligheidsvoorschriften, embargo’s en het gebruik van lasers of andere special effects.

Tijdens de productie is minimaal één contactpersoon beschikbaar die namens de opdrachtgever beslissingen mag nemen. De opdrachtgever zorgt voor de benodigde accreditatie op naam van William Knol, roepnaam Marko, +31 6 21 30 80 70, E-mail.

De accreditatie geeft toegang tot alle gebieden die redelijkerwijs nodig zijn voor de opdracht. Beperkingen vanuit beveiliging, artiesten, locatie of productie kunnen invloed hebben op de mogelijkheden. Dit geeft geen recht op korting of restitutie.

6. Apparatuur en werkruimte

Be Square neemt de professionele camera-apparatuur mee die normaal gesproken nodig is voor de opdracht. Dit is inbegrepen in de offerte.

Specialistische apparatuur, zoals een mobiele portretstudio, extra verlichting, remote-camera’s of teleobjectieven boven 200 millimeter, kan tegen een meerprijs worden aangeboden.

De opdrachtgever zorgt op locatie voor een veilige, droge en afsluitbare ruimte voor apparatuur en bagage. Deze ruimte beschikt minimaal over een tafel, stoel, verlichting en een werkend stopcontact. Moeten tijdens het evenement beelden worden geselecteerd, bewerkt of verstuurd? Dan zorgt de opdrachtgever ook voor een stabiele internetverbinding.

Ontbreken de afgesproken voorzieningen, dan mag Be Square de uitvoering aanpassen of redelijke kosten voor alternatieve opslag, beveiliging of voorzieningen doorberekenen.

7. Veilig werken

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving en informeert Be Square vooraf over bijzondere risico’s, zoals pyrotechniek, vuur, CO₂-effecten, water, confettikanonnen, lasers, bewegende constructies en extreme publieksdrukte.

Be Square hoeft zich nooit in een gevaarlijke positie, laserbaan, veiligheidszone, onbeveiligde hoogte of onveilige publieksstroom te begeven. Wanneer de veiligheid van personen, gegevens of apparatuur in gevaar komt, mag Be Square de werkzaamheden aanpassen, onderbreken of beëindigen.

Ligt de oorzaak binnen de organisatie of risicosfeer van de opdrachtgever, dan blijft de volledige vergoeding verschuldigd.

8. Lasers: toegestaan, maar veilig voor de camera’s

Lasers mogen tijdens het evenement worden gebruikt. Wel moeten de camera’s en werkposities van Be Square aantoonbaar buiten de scanvelden blijven.

De opdrachtgever informeert Be Square uiterlijk vijf werkdagen vooraf over de lasershow. Op verzoek ontvangen we het laserplan, de scanvelden, no-scan zones en de contactgegevens van de verantwoordelijke laseroperator.

Afgesproken fotopitten, front-of-houseposities, backstagegebieden en looproutes worden als cameraveilige zones ingericht. De opdrachtgever zorgt ervoor dat de laseroperator vóór de show weet waar Be Square werkt. Een installatie die veilig is voor bezoekers, is niet automatisch veilig voor camerasensoren. Be Square hoeft de installatie daarom niet zelf technisch te controleren of goed te keuren.

Bij twijfel mag Be Square een positie verlaten, apparatuur verwijderen of het fotograferen tijdelijk onderbreken. Dit geldt niet als tekortkoming en geeft geen recht op korting of restitutie.

Boete bij onveilig lasergebruik

De opdrachtgever is een boete verschuldigd wanneer lasers niet, onvolledig of te laat zijn gemeld; een afgesproken cameraveilige zone toch wordt geraakt; de laseropstelling of scanvelden zonder melding worden gewijzigd; de laseroperator een afgesproken no-scan zone niet respecteert; of een gemelde onveilige situatie niet direct wordt verholpen.

De boete bedraagt € 1.000 per overtreding. Duurt de situatie na een melding voort, dan geldt aanvullend € 500 per begonnen uur. De totale boete bedraagt maximaal € 5.000 per opdracht. Deze boete geldt niet wanneer de lasers veilig worden gebruikt en de afgesproken werkposities vrij blijven van laserstraling.

Schade aan apparatuur

De boete staat naast de vergoeding van de werkelijk geleden schade. Bij laserschade vergoedt de opdrachtgever onder meer onderzoek, diagnose en kalibratie; reparatie-, transport- en verzendkosten; noodzakelijke spoedkosten; de huur van vervangende apparatuur; de actuele vervangingswaarde wanneer herstel niet mogelijk of economisch verantwoord is; en aantoonbare directe schade door tijdelijke onbeschikbaarheid van de apparatuur.

Dit geldt ook bij reflecties, indirecte straling, strooilicht of een wijziging van de lasershow. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk wanneer de lasers worden geleverd of bediend door een locatie, artiest, leverancier of externe operator. De opdrachtgever kan de schade vervolgens zelf op die partij verhalen.

Laserschade kan pas later zichtbaar worden. Wordt binnen dertig dagen schade vastgesteld die volgens een deskundige past bij blootstelling aan laserstraling, dan wordt aangenomen dat deze tijdens de opdracht is ontstaan, tenzij de opdrachtgever aannemelijk maakt dat er een andere oorzaak is. De opdrachtgever zorgt voor een passende verzekering die schade aan professionele camera-apparatuur door lasers dekt.

9. Andere schade aan apparatuur

Schade aan of verlies van apparatuur komt voor rekening van de opdrachtgever wanneer dit ontstaat binnen de risicosfeer van het evenement. Denk aan schade door bezoekers, medewerkers, artiesten, leveranciers, vloeistoffen, vuur, pyrotechniek, CO₂, confetti, ondeugdelijke stroomvoorziening, bewegende podiumdelen, onvoldoende beveiliging of diefstal uit een toegewezen ruimte.

De opdrachtgever vergoedt in dat geval de redelijke onderzoeks-, reparatie-, vervangings-, transport- en huurkosten.

10. Eten, drinken en overnachten

De opdrachtgever zorgt per productiedag voor minimaal drie volwaardige maaltijden, bijvoorbeeld lunch, diner en een avond- of nachtmaaltijd. Daarnaast is gedurende de volledige productie voldoende water en cafeïnehoudende suikervrije frisdrank of een redelijk alternatief beschikbaar.

Wordt dit niet verzorgd, dan mag Be Square zelf eten en drinken aanschaffen en de kosten doorberekenen. De benodigde tijd valt binnen de geboekte productietijd.

Hotel

De opdrachtgever verzorgt een individuele hotelkamer in een hotel met minimaal drie sterren wanneer sprake is van een meerdaags evenement; een eendaags evenement op meer dan 100 kilometer enkele reis vanaf Oosterhout; of een nachtevenement waarbij direct terugreizen niet redelijk of verantwoord is.

De kamer beschikt over een eigen badkamer, ontbijt, wifi en een late check-out van minimaal 14.00 uur. Bij een meerdaags evenement wordt een kamer geboekt voor de nacht vóór de eerste productiedag, de nachten tussen de productiedagen en de nacht na de laatste productiedag. Bij een nachtevenement kan ook een aanvullende herstelnacht nodig zijn.

Wanneer de opdrachtgever niet tijdig een geschikte accommodatie reserveert, mag Be Square deze zelf boeken en doorberekenen.

11. Reizen

Voor opdrachten tot 500 kilometer enkele reis vanaf Oosterhout geldt een vergoeding van € 0,55 exclusief btw per daadwerkelijk gereden kilometer. Parkeerkosten, tol, veerboten, milieuzonekosten en andere directe reiskosten worden aanvullend doorberekend.

Wanneer de totale reistijd voor één opdracht langer is dan drie uur, wordt de reistijd boven deze drie uur gefactureerd tegen € 55 exclusief btw per uur.

Bij opdrachten verder dan 500 kilometer zorgt de opdrachtgever voor passend vervoer. Bij een vliegreis vertrekt Be Square vanaf Schiphol Airport of Eindhoven Airport.

De opdrachtgever betaalt het vliegticket, geschikte bagagemogelijkheden, de reis en parkeerkosten naar het vliegveld en het lokale vervoer tussen luchthaven, hotel en evenementlocatie. Professionele camera-apparatuur hoeft niet als onbeveiligde ruimbagage te worden vervoerd.

12. Oplevering

De geselecteerde en bewerkte foto’s worden uiterlijk binnen zeven kalenderdagen na de laatste productiedag opgeleverd.

De opdrachtgever ontvangt High Resolution, geoptimaliseerd voor drukwerk en grootformaatgebruik, en Low Resolution, geoptimaliseerd voor websites, digitale communicatie en sociale media.

Be Square mag de beelden in delen opleveren. Een preview of snelle socialmediaselectie geldt niet automatisch als volledige oplevering. De oplevering is voltooid zodra de downloadlink of toegang tot de beeldbank is verzonden.

Snellere oplevering

Wanneer de planning het toelaat, kan de opdrachtgever prioriteit inkopen voor € 50 exclusief btw per kalenderdag waarmee de reguliere oplevertermijn wordt verkort. De oplevering kan maximaal vijf dagen worden versneld. Er blijven altijd minimaal twee kalenderdagen beschikbaar voor selectie en nabewerking.

13. Controle en correcties

De opdrachtgever controleert de opgeleverde foto’s binnen vijf werkdagen. Aantoonbare technische fouten worden binnen deze termijn schriftelijk gemeld. Een beperkte correctieronde voor zulke fouten is inbegrepen.

Verzoeken om een andere selectie, nieuwe stijl, uitgebreide retouche of het toevoegen of verwijderen van personen en objecten gelden als meerwerk. Verschillen in kleur of helderheid door beeldschermen, browsers, drukmachines, papier of kleurprofielen gelden niet als fout van Be Square.

Komt er binnen vijf werkdagen geen reactie, dan geldt de oplevering als geaccepteerd. Een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

14. Bewaren van bestanden

De opgeleverde JPEG-bestanden blijven zes maanden beschikbaar in de digitale beeldbank van Be Square. De bewaartermijn kan worden verlengd naar één of twee jaar. Iedere verlenging van zes maanden kost € 50 exclusief btw.

Na afloop mag de beeldbank worden verwijderd. De opdrachtgever is daarom zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden en veilig bewaren van de bestanden.

RAW-bestanden en andere bronbestanden maken geen onderdeel uit van de standaardoplevering. De RAW-bestanden blijven veertien kalenderdagen beschikbaar in de actieve werkomgeving en kunnen daarna worden gearchiveerd.

Het terugzoeken en opnieuw toegankelijk maken van een gearchiveerde opdracht kost € 250 exclusief btw. Nieuwe selectie, nabewerking en export zijn hierin niet inbegrepen. Het archief is een aanvullende service en geen gegarandeerde permanente opslagdienst.

15. Verlies van beelden of gegevens

Be Square gaat zorgvuldig met de beelden om en maakt waar redelijk passende back-ups. Geen enkel camerasysteem, geheugenkaart of opslagplatform biedt echter volledige zekerheid.

Be Square is daarom niet aansprakelijk voor verlies door verborgen technische gebreken, defecte opslagmedia, diefstal, brand, waterschade, cyberaanvallen, softwareproblemen, externe storingen of overmacht.

Na oplevering is de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor het controleren, downloaden en veilig bewaren van de bestanden. Wanneer verlies aantoonbaar aan Be Square kan worden toegerekend, geldt de aansprakelijkheidsbeperking uit deze overeenkomst.

16. Auteursrecht en gebruiksrecht

Het auteursrecht op alle foto’s blijft bij William Knol, handelend via Knolding / Be Square. Na volledige betaling ontvangt de opdrachtgever een ruim, wereldwijd en onbeperkt gebruiksrecht voor promotie, communicatie en verslaglegging.

De opdrachtgever en organisatie

De opdrachtgever en de organisatie mogen de beelden onbeperkt gebruiken en aanpassen voor onder meer websites en sociale media; advertenties en campagnes; drukwerk en signing; persberichten; sponsorcommunicatie; presentaties en jaarverslagen; interne en externe communicatie; en toekomstige promotie van de organisatie of het evenement.

Zij mogen de beelden croppen, resizen, uitknippen, van een filter voorzien, combineren met tekst en logo’s en verwerken in ontwerpen of video’s. Bewerkingen mogen niet misleidend, onrechtmatig, discriminerend of aantoonbaar schadelijk zijn. Ook mag niet worden gedaan alsof iemand anders de oorspronkelijke fotograaf is.

Artiesten

Artiesten die bij het evenement betrokken zijn, mogen de foto’s onbeperkt gebruiken op hun officiële kanalen en voor de promotie van hun werkzaamheden. Ook zij mogen de foto’s croppen, resizen, uitknippen, van een filter voorzien en verwerken in eigen ontwerpen. Het verkopen van de foto’s, gebruik in betaalde merchandise of licentieverlening aan anderen valt hier niet automatisch onder.

Samenwerkende partijen

Iedere partij die aantoonbaar samenwerkt met de opdrachtgever, organisatie of het evenement mag de foto’s gebruiken voor promotie en marketing rond het evenement, de eigen bijdrage aan het evenement of de samenwerking met de opdrachtgever. Dit geldt bijvoorbeeld voor sponsoren, partners, locaties, leveranciers, producenten, boekingskantoren, artiestenmanagement, bureaus, vormgevers, websitebouwers, drukkerijen en officiële media- of promotiepartners.

Samenwerkende partijen mogen de foto’s publiceren, maar niet inhoudelijk of creatief bewerken. Alleen een technische verkleining of bestandsconversie die noodzakelijk is voor plaatsing is toegestaan. Wanneer een samenwerkende partij een aangepaste versie nodig heeft, kan deze worden aangeleverd door de opdrachtgever of Be Square.

Samenwerkende partijen mogen de foto’s niet zelfstandig verkopen, licentiëren, aan andere partijen doorgeven of voor niet-gerelateerde campagnes gebruiken. De opdrachtgever mag de beelden aan deze partijen verstrekken en informeert hen daarbij over deze beperkingen.

Naamsvermelding

Naamsvermelding is niet verplicht, maar wordt gewaardeerd in de vorm: Foto: Marko Knol / Be Square. Naamsvermelding geeft een partij zonder gebruiksrecht niet alsnog toestemming om een foto te gebruiken.

17. Externe partijen en ongeoorloofd gebruik

Partijen die niet samenwerken met de opdrachtgever, organisatie of het evenement krijgen geen automatisch gebruiksrecht. Denk aan onafhankelijke nieuwsmedia, blogs, uitgevers, beeldbanken, andere fotografen, commerciële merken en personen of bedrijven die beelden via een website, zoekmachine of sociaal medium downloaden.

Deze partijen moeten vooraf rechtstreeks bij Be Square een licentie aanvragen. Be Square bepaalt per licentie voor welke beelden, media, periode en toepassingen toestemming wordt gegeven. Zonder licentie mogen externe partijen de beelden niet downloaden, publiceren, verspreiden, verkopen, bewerken of in artikelen, advertenties, uitzendingen of commerciële producten verwerken.

Het delen van een bestaande socialmediapublicatie via de normale deel- of repostfunctie is wel toegestaan, zolang het oorspronkelijke bericht en de bron zichtbaar blijven.

Ongeoorloofd gebruik

Bij ongeoorloofd gebruik kan Be Square de externe gebruiker rechtstreeks aanspreken. Als uitgangspunt geldt een vergoeding van driemaal de gebruikelijke licentievergoeding, met een minimum van € 750 per gebruikte foto en toepassing.

Wanneer een externe partij deze voorwaarden aantoonbaar heeft geaccepteerd, geldt dit bedrag als contractuele boete. In andere gevallen geldt het als uitgangspunt voor de verschuldigde licentie- en schadevergoeding. Iedere afzonderlijke publicatie, advertentie, campagne, uitzending, drukwerktoepassing of commercieel product kan als afzonderlijk gebruik worden gezien.

Wordt het gebruik niet binnen twee werkdagen na een schriftelijk verzoek beëindigd, dan kan aanvullend € 250 per kalenderdag worden verlangd, tot maximaal € 5.000 per samenhangende overtreding. Daarbovenop kunnen redelijke onderzoeks-, handhavings- en juridische kosten worden verhaald. Betaling geeft geen recht om het gebruik voort te zetten.

De opdrachtgever is niet verantwoordelijk wanneer een volledig externe partij de foto zelfstandig en buiten de opdrachtgever om heeft verkregen.

18. Verkoop en royalty’s

Normale promotie en marketing valt niet onder de royaltyregeling. Er zijn dus geen royalty’s verschuldigd voor bijvoorbeeld advertenties, sponsorcommunicatie, evenementpromotie, kaartverkoop, websites, sociale media, persberichten of terugblikken.

Voorafgaande schriftelijke toestemming van Be Square is wel nodig wanneer een foto of herkenbare bewerking daarvan als digitale download wordt verkocht; als print, poster of ander beeldproduct wordt verkocht; wordt verwerkt in merchandise, kleding, kalenders of fotoboeken; tegen betaling aan een andere partij wordt gelicentieerd; of een belangrijk en herkenbaar verkoopelement vormt van een fysiek of digitaal product.

In deze gevallen ontvangt Be Square 15% royalty over de netto-omzet exclusief btw. Onder netto-omzet verstaan we de daadwerkelijk ontvangen verkoopprijs exclusief btw, verminderd met aantoonbare retouren en crediteringen. Productie-, marketing-, distributie-, personeels- en andere bedrijfskosten mogen niet van de omzet worden afgetrokken.

De royalty geldt ook wanneer gebruik wordt gemaakt van een crop, uitknipsel, filter, bewerking of andere herkenbare afgeleide versie van de foto.

Wanneer de foto slechts ondergeschikt onderdeel is van een breder betaald product, zoals een boek, documentaire of publicatie, spreken Be Square en de betreffende partij vooraf een passende vaste licentievergoeding of royalty af.

De verkopende partij rapporteert uiterlijk dertig dagen na ieder kalenderkwartaal welke producten zijn verkocht, hoeveel exemplaren zijn verkocht, welke omzet daarmee is behaald en welke retouren of crediteringen hebben plaatsgevonden. De verschuldigde royalty wordt daarna door Be Square gefactureerd.

Be Square mag de relevante verkoopadministratie maximaal eenmaal per kalenderjaar door een onafhankelijke deskundige laten controleren. Blijkt een afwijking van meer dan 5% in het nadeel van Be Square, dan komen de redelijke controlekosten voor rekening van de verkopende partij. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming is commerciële verkoop of betaalde licentieverlening niet toegestaan.

19. Gebruik door Be Square

Be Square mag de gemaakte en opgeleverde foto’s gebruiken voor het eigen portfolio, de website, sociale media, presentaties, offertes, pitches, vakpublicaties en wedstrijden. Ook mag Be Square de naam en het logo van de opdrachtgever gebruiken om de samenwerking als referentie te tonen.

Een vooraf schriftelijk afgesproken embargo wordt gerespecteerd. Wil de opdrachtgever helemaal geen portfoliogebruik? Dan bespreken we dit vóór het accepteren van de offerte. Dit kan invloed hebben op de prijs.

20. Privacy en portretrecht

De opdrachtgever is als organisator verantwoordelijk voor het informeren van bezoekers, medewerkers, artiesten en andere aanwezigen over de aanwezigheid van een fotograaf en het mogelijke gebruik van de beelden.

De opdrachtgever zorgt waar nodig voor bezoekersvoorwaarden, toestemmingen, artiestenafspraken en toestemming voor minderjarigen. Ook meldt de opdrachtgever vooraf welke personen, gebieden of situaties niet mogen worden gefotografeerd of gepubliceerd.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van het eigen gebruik en vrijwaart Be Square tegen aanspraken die ontstaan door ontbrekende toestemming, onjuiste informatie of onrechtmatig gebruik door de opdrachtgever of aan hem verbonden partijen.

21. Annuleren

Een annulering wordt altijd schriftelijk doorgegeven. De datum waarop Be Square de annulering ontvangt, bepaalt de annuleringsvergoeding:

• meer dan zes maanden voor de opdracht: kosteloos;
• zes maanden tot vier weken voor de opdracht: 50% van de opdrachtsom;
• vier tot twee weken voor de opdracht: 85% van de opdrachtsom;
• binnen twee weken voor de opdracht: 100% van de opdrachtsom;
• op of na de startdatum of bij een no-show: 100% van de opdrachtsom.

Reeds gemaakte en niet-restitueerbare kosten, zoals hotel, reizen, gehuurde apparatuur en kosten van derden, worden daarnaast volledig doorberekend.

Dezelfde regeling geldt bij gedeeltelijke annulering, het verminderen van productiedagen of het verplaatsen van de opdracht naar een datum waarop Be Square niet beschikbaar is.

De annuleringsregeling geldt ook bij extreem weer, ziekte, overlijden, een epidemie of pandemie, onvoldoende kaartverkoop, annulering van artiesten, problemen met vergunningen, overheidsmaatregelen en andere omstandigheden buiten de invloed van Be Square. Annuleringskosten worden binnen veertien dagen na factuurdatum voldaan.

22. Overmacht en uitval

Bij ernstige ziekte, letsel, overlijden, een ongeval, diefstal, vervoersuitval, extreem weer, brand, storing of een ernstige veiligheidsdreiging kan Be Square de opdracht mogelijk niet uitvoeren.

Be Square is niet verplicht een vervangende fotograaf te regelen, maar kan waar mogelijk proberen een geschikte vervanger voor te stellen. De beschikbaarheid, stijl, kwaliteit en tarieven van deze persoon kunnen niet worden gegarandeerd.

Kan de opdracht definitief niet worden uitgevoerd, dan wordt het reeds betaalde bedrag voor het niet-uitgevoerde gedeelte terugbetaald. Reeds verrichte werkzaamheden en niet-terugbetaalbare kosten worden hiermee verrekend. Be Square is niet aansprakelijk voor gevolgschade of aanvullende kosten van de opdrachtgever.

23. Aansprakelijkheid

Be Square is alleen aansprakelijk voor aantoonbare directe schade die rechtstreeks het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming.

Be Square is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder omzetverlies, winstderving, reputatieschade, gemiste publiciteit, claims van sponsors of kosten van een vervangende productie. Be Square is ook niet aansprakelijk voor gevolgen van onjuiste informatie, programmawijzigingen, toegangsbeperkingen, onveilige omstandigheden, handelen van derden, externe storingen of gebruik en bewerking van beelden door anderen.

Wanneer Be Square aansprakelijk is, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering uitkeert. Vindt geen verzekeringsuitkering plaats, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal de opdrachtsom exclusief btw. Deze beperking geldt niet bij aantoonbare opzet of bewuste roekeloosheid van Be Square.

24. Betaling

Facturen worden binnen veertien dagen betaald, tenzij in de offerte een andere termijn staat. Bezwaren worden binnen vijf werkdagen schriftelijk en gemotiveerd gemeld. Een bezwaar schort de betalingsverplichting niet op.

De opdrachtgever mag facturen niet zelfstandig verrekenen, opschorten of verminderen. Bij een betalingsachterstand mag Be Square de werkzaamheden, oplevering, beeldbank en gebruiksrechten opschorten.

Het gebruiksrecht op de foto’s ontstaat pas nadat alle facturen voor de opdracht volledig zijn betaald. Bij te late betaling zijn de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten verschuldigd.

25. Vertrouwelijkheid

De offerte, tarieven, kortingen, commerciële afspraken en deze overeenkomst zijn vertrouwelijk. De opdrachtgever deelt deze informatie niet zonder schriftelijke toestemming van Be Square met derden.

Delen met een accountant, advocaat, verzekeraar of andere professionele adviseur is wel toegestaan wanneer dat noodzakelijk is en de informatie vertrouwelijk blijft. Deze verplichting blijft ook na afloop van de opdracht gelden.

26. Tot slot

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Wanneer een bepaling niet geldig blijkt te zijn, blijven de overige afspraken gelden. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige afspraak die zoveel mogelijk hetzelfde doel bereikt.

Geschillen worden, voor zover wettelijk toegestaan, voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Zeeland-West-Brabant. Door de offerte te accepteren, bevestigt de opdrachtgever deze overeenkomst te hebben ontvangen, gelezen en geaccepteerd.

27. Aanvullende websitevoorwaarden

Informatie op de website en een uitkomst van de servicecalculator vormen geen bindend aanbod, offerte, reservering, prijsafspraak of opdrachtbevestiging. Een opdracht en prijs worden pas bindend nadat Be Square de briefing, planning, locatie, risico’s, reisbehoefte, gebruiksrechten en overige productievoorwaarden heeft beoordeeld en de opdrachtgever een schriftelijke offerte of opdrachtbevestiging heeft geaccepteerd.

De uiteindelijke prijs kan afwijken door onder meer datum, duur, programma, locatie, tariefregio, afstand, reiswijze, reistijd, parkeren, tol, veerboten, milieuzones, vluchten, bagage, lokaal vervoer, hotel, teamomvang, apparatuur, extra uren, veiligheidsrisico’s, gewenste opleversnelheid, extra nabewerking en gebruiksrechten.

Wanneer de opdrachtgever vluchten, hotel en lokaal vervoer niet zelf regelt, kan Be Square deze onderdelen namens de opdrachtgever boeken tegen een vaste boekings- en coördinatietoeslag van € 99 exclusief btw. De opslag van 10% geldt uitsluitend voor buitenlandse externe kosten die Be Square daadwerkelijk boekt, betaalt of voorschiet, zoals vluchten, buitenlandse hotels en lokaal vervoer buiten Nederland. De opslag geldt niet voor kilometerkosten, reistijd of luchthavenparkeren binnen Nederland. Buitenlandse externe kosten worden op nacalculatie doorberekend inclusief de lokaal verschuldigde btw, sales tax, toeristenbelasting en andere belastingen of heffingen, voor zover deze aan Be Square in rekening zijn gebracht. Kosten die de opdrachtgever of promoter rechtstreeks regelt, worden niet door Be Square gefactureerd en tellen niet mee in het calculatietotaal. De calculator gebruikt afgeronde regionale aannames; werkelijke prijzen en de definitieve reisroute zijn leidend.

Bij een vliegreis rekent de calculator indicatief met vervoer per auto tussen Oosterhout en Schiphol, luchthavenparkeren van € 50 per dag, productiedagen plus twee parkeerdagen binnen Europa en productiedagen plus vier parkeerdagen buiten Europa. Parkeren, tol, veerboten, milieuzones en andere directe kosten bij reizen over de weg worden niet automatisch berekend en worden op nacalculatie doorbelast.

Automatische route-, geocoding-, land-, afstands- en reistijdberekeningen zijn afhankelijk van externe diensten en kunnen onjuist, onvolledig of tijdelijk niet beschikbaar zijn. De daadwerkelijk gereden route, werkelijke reistijd, juiste tariefregio en daadwerkelijk gemaakte kosten zijn bepalend.

Be Square mag tarieven, inhoud, diensten en functionaliteit van de website op ieder moment wijzigen. Een eerder gepubliceerd tarief geldt niet automatisch voor een toekomstige, gewijzigde of nog niet bevestigde opdracht. Kennelijke schrijf-, reken-, programmeer-, technische of weergavefouten mogen worden gecorrigeerd.

Be Square garandeert niet dat de website ononderbroken, foutloos of permanent beschikbaar is en is niet aansprakelijk voor schade door tijdelijke onbeschikbaarheid, technische storingen of onjuiste resultaten van externe diensten, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.

De teksten, fotografie, point-cloudvisuals, animaties, vormgeving, broncode en overige inhoud van de website zijn beschermd. Kopiëren, geautomatiseerd uitlezen, publiceren, hergebruiken of commercieel exploiteren is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming niet toegestaan. Publiek vermelde standaardtarieven zijn niet vertrouwelijk; offertes, kortingen, maatwerkprijzen, calculaties en commerciële afspraken zijn dat wel.